為了有效地保護(hù)和利用干部人事檔案，提高檔案管理水平，更好地為我校干部人事工作服務(wù)，根據(jù)黨的干部工作方針政策和《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》，特制定本暫行規(guī)定。
一、保密制度
1、認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)保密工作的方針、政策和規(guī)定，嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好干部人事檔案的保密工作。
2、加強(qiáng)組織紀(jì)律，堅守工作崗位。
3、干部人事檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專用檔案庫房(室)，配備鐵質(zhì)檔案柜，妥善保管干部人事檔案。
4、干部人事檔案庫房(室)必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)當(dāng)經(jīng)常檢查，保持庫房的清潔和溫、濕度，發(fā)現(xiàn)問題，立即報告，及時采取措施。
5、干部人事檔案庫房(室)和檔案柜，應(yīng)明確專人管理。管理人員變動時，必須辦理好交接手續(xù)。
6、無關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫房(室)。
7、嚴(yán)禁用電話等形式索取或提供有關(guān)人員的全面材料和涉及個人政治歷史問題或其他重要問題的材料，嚴(yán)禁任何人攜帶干部人事檔案材料進(jìn)入公共場合和娛樂場合，不得在電話或公共場所中談?wù)摶蛏婕暗接嘘P(guān)干部人事檔案材料的內(nèi)容。
8、對利用干部人事檔案的人員，進(jìn)行保密宣傳，不準(zhǔn)一邊閱檔案一邊議論檔案內(nèi)容。
9、干部人事檔案材料的轉(zhuǎn)遞，嚴(yán)格密封，通過機(jī)要傳遞或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)，盡量避免本人自帶。
10、干部人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按密件處理或銷毀。
11、干部人事檔案一般不外借，但領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員因工作需要借閱時，要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過五天。
12、屬歸檔的材料要及時轉(zhuǎn)入本人檔案，須轉(zhuǎn)遞的檔案做好移交簽字登記手續(xù)。
13、嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，干部人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。
14、發(fā)現(xiàn)泄密事件，嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員責(zé)任。
二、歸檔制度
1、按照檔案收集歸檔有關(guān)規(guī)定，經(jīng)常通過有關(guān)部門收集工作調(diào)配、干部任免、組織發(fā)展、職稱評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、學(xué)歷變更、工資套改等工作中形成的反映個人德、能、勤、績、廉的文件材料，充實檔案內(nèi)容。相關(guān)部門應(yīng)配合組織人事處及時做好干部人事檔案材料的整理、歸檔工作。
2、校屬各單位要主動送交干部人事檔案材料，屬于歸檔范圍的干部人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交干部人事檔案室歸檔。
3、每年引進(jìn)畢業(yè)生及調(diào)入人員的干部人事檔案必須在報到之日起兩個月內(nèi)轉(zhuǎn)至我校，沒有特殊情況而逾期不到或材料不全的，學(xué)校將緩發(fā)其工資與津貼，并暫停兌現(xiàn)其他相關(guān)待遇。
4、收集的干部人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實準(zhǔn)確，完整齊全，格式規(guī)范、文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存?zhèn)洳閮r值。需經(jīng)有關(guān)部門審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸檔。
5、不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料需經(jīng)組織人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。
6、干部人事檔案材料，須統(tǒng)一使用A4規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。
7、新進(jìn)人員要填寫干部履歷表或補(bǔ)充表，充實干部人事內(nèi)容。
8、對收集的材料，要做好收集登記和交接手續(xù)。
三、鑒別制度
1、收集的材料必須經(jīng)過鑒別，未經(jīng)鑒別，不得隨意歸檔或擅自銷毀。
2、鑒別工作分別在接收材料歸檔時和整理過程中進(jìn)行。
3、鑒別要以有關(guān)文件規(guī)定為依據(jù)，嚴(yán)肅認(rèn)真，確保真實、完整、精煉、實用。
4、歸檔的材料必須真實完整，字跡清楚，對象明確，手續(xù)完備;對不該歸檔的材料，要區(qū)別處理，凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，并報主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
5、干部人事檔案材料應(yīng)按照有關(guān)要求進(jìn)行整理立卷。
四、整理制度
1、整理干部人事檔案，要先對缺少的干部人事檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充，并備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(jī)(縫紉機(jī))等必備的物品和設(shè)備。
2、整理要做到：干部人事檔案材料鑒別和分類準(zhǔn)確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。
3、整檔人員必須熟悉黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，掌握整理干部人事檔案的有關(guān)規(guī)定和基本方法技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。
4、必須認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》等有關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。
5、干部人事檔案按《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》規(guī)范地整理，材料要及時裝訂入卷。
6、不得擅自涂改、抽取或偽造檔案材料。按規(guī)定剔出的檔案材料，必須認(rèn)真登記，需銷毀的材料，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)按規(guī)定銷毀。
7、整理檔案過程中，要切實做好防火安全保密工作，整理室內(nèi)嚴(yán)格吸煙，嚴(yán)防丟失和匯漏檔案內(nèi)容。
五、借閱制度
1、查(借)閱干部人事檔案的人員原則上是組織人事處干部或二級單位書記、主任，必須是中共正式黨員。
2、查(借)閱人應(yīng)在借閱前認(rèn)真填寫《干部干部人事檔案查(借)閱登記表》。
3、復(fù)印借出干部人事檔案材料應(yīng)認(rèn)真核實簽署意見并加蓋學(xué)校組織人事處公章，方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案，須經(jīng)組織人事處負(fù)責(zé)人同意后，方可查(借)閱。
4、查(借)閱檔案，嚴(yán)禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟(jì)私者，按照《中華人民共和國檔案法》處理。
5、查閱檔案的單位或個人，不得擅自拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示干部人事檔案主管部門審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制(拍攝)。
6、檔案一般不得外借，如必須借出使用時，要說明理由，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。
六、轉(zhuǎn)遞制度
1、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。
2、干部人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，一般情況下，不準(zhǔn)公開郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事部門出具的介紹信，一般介紹信不予辦理。
3、轉(zhuǎn)遞檔案時，必在轉(zhuǎn)出手續(xù)完備的前提下，須經(jīng)組織人事處負(fù)責(zé)人同意并由主管組織人事工作的校領(lǐng)導(dǎo)同意后方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入檔案室，由檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)催回，以防丟失。
4、為使干部人事檔案能夠隨著我校的人事變動，干部職務(wù)變動而及時調(diào)整，組織人事處應(yīng)將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時歸檔。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，組織人事處負(fù)責(zé)人應(yīng)及時通知校綜合檔案室，如未商調(diào)成功，組織人事處應(yīng)在一個月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個月。
5、職工因辭職、退職、自動離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等，在未收到接收單位人力資源管理部門轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由檔案室保管。自動離職人員的干部人事檔案必須在外調(diào)手續(xù)完備的情況下，方可轉(zhuǎn)出。
6、學(xué)校各部門應(yīng)積極配合檔案室做好教職工檔案的轉(zhuǎn)遞工作。
7、轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料要嚴(yán)密包封，并加蓋印章，有關(guān)人員認(rèn)真填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)出登記表》。
七、核查制度
1、檔案管理部門對所管理的檔案要定期的進(jìn)行檢查核對，一般每半年核對一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。
2、提供利用的干部人事檔案，再回收時，要嚴(yán)格檢查，經(jīng)核對無誤后，方可入庫。
3、整理好的干部人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進(jìn)行檢查核對，發(fā)現(xiàn)錯誤，及時糾正。
4、借出和接收干部人事檔案時，應(yīng)將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5、收集的干部人事檔案材料，應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料，是否齊全完整，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。
